记账联丢失怎么入账？记账联和存根联有什么区别

财务工作中偶尔会遇到发票记账联丢失的情况。记账联是开票方记账的原始凭证，丢失后不能随意补开，也不能仅凭记忆入账。那么，记账联丢失怎么入账？记账联和存根联有什么区别？下文之了君就从联次区别、处理方法和注意事项展开说明。

一、记账联和存根联的区别

纸质发票的基本联次通常包括存根联、发票联和记账联。存根联由收款方或开票方留存备查，主要用于核对开票情况和税务检查。记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证，用于确认销售收入、开具凭证和归档。

两者都属于开票方持有，但用途不同。存根联侧重留存备查，记账联侧重会计核算。普通发票一般为两联或三联，增值税专用发票通常为三联或四联，具体联次以票面标注为准。

二、记账联丢失后的入账方法

记账联由开票方（销售方） 持有，丢失后发票联和抵扣联均在购买方手中，因此处理的关键是向购买方索取复印件。

1.丢失普通发票记账联：可向购买方索取发票联复印件，由购买方在复印件上注明“与原件核对无误”并加盖公章或签章，作为入账参考。实务中该复印件通常可作为原始凭证的附件使用，但具体能否直接代做原始凭证，各地主管税务机关口径可能不同，建议事先确认。

2.丢失增值税专用发票记账联：现行文件（如国家税务总局公告2020年第1号）规范的是购买方丢失发票联或抵扣联的情形，对销售方丢失记账联未作单独明确规定。实务中一般可向购买方索取发票联或抵扣联复印件，由购买方注明“与原件一致”并签章，作为记账凭证的附件。

3.辅助手段：如果开票系统仍能查询原发票信息，也可从系统中重新打印发票信息，与复印件、情况说明、付款凭证等一并留存，以证明业务真实。

三、入账时需要准备的资料

记账联丢失后入账，建议准备以下资料：一是向购买方索取的发票联或抵扣联复印件，并注明与原件一致；二是购买方盖章或签章说明；三是内部情况说明，写明丢失原因、发票代码、号码、金额和业务内容；四是付款凭证、合同、送货单等辅助资料；五是会计机构负责人、会计主管和单位领导审批意见。

这些资料共同构成完整证据链，能够降低税务检查时的凭证风险。

四、常见风险与注意事项

发现丢失当日应书面报告税务机关。 根据《发票管理办法实施细则》，使用发票的单位和个人丢失发票，应当于发现丢失当日书面报告税务机关。这是法定义务，不能只做内部处理。

发票丢失属于未按规定保管发票的情形。 税务机关可责令改正，并可能处以罚款：罚款幅度一般为1万元以下；情节严重的，处1万元以上3万元以下罚款，有违法所得的予以没收。

丢失记账联不等于可以重新开具发票。 重复开票可能造成收入重复确认，甚至引发虚开发票风险。日常应建立发票台账，明确经手人和交接时间，减少丢失概率。

总之，记账联丢失后不必慌张，但也不能草率入账。核心动作是向购买方索取发票联或抵扣联复印件，补充盖章说明和内部审批资料，并与合同、付款凭证一起归档；同时记得当日书面报告税务机关。这样既能保证会计核算完整，也能降低税务检查风险。