预借差旅费计入什么科目？分录和做账凭证是什么

企业员工出差过程中产生的正常差旅费，后续按照流程报销的时候，财务人员应当运用正确的知识点来处理。例如，预借差旅费计入什么科目？分录和做账凭证是什么？下面，之了君就给大家分享一下这部分的信息。

一、预借差旅费计入什么科目？

员工预借差旅费时，计入“其他应收款”科目（资产类科目）。

其他应收款包括应向职工收取的各种垫付款项及暂付款项，如为职工垫付的水电费、应由职工负担的医药费、房租费，以及员工预借的差旅费等。

实际报销时，根据费用性质计入当期损益，且差旅费不属于职工薪酬：

①　管理部门人员出差：计入“管理费用”（行政管理部门为组织和管理生产经营活动发生的费用）；

②　销售部门人员出差：计入“销售费用”（专设销售机构人员开展业务发生的费用，与销售机构人员工资、保险费、广告费等并列）。

二、预借差旅费分录是什么？

预借差旅费时：

借：其他应收款---××员工

贷：银行存款/库存现金

（例：员工王某预借5000元出差，分录为：借：其他应收款---王某5000；贷：银行存款5000）

报销差旅费时：

管理部门报销（无差额）：

借：管理费用---差旅费

贷：其他应收款---××员工

销售部门报销（无差额）：

借：销售费用---差旅费

贷：其他应收款---××员工

实际中常出现预借款与报销金额不一致的情况，需额外处理差额：

情况1：预借多、报销少（员工退回差额）

例：员工预借5000元，实际报销4500元，退回现金500元

借：管理费用/销售费用---差旅费4500

库存现金500

贷：其他应收款---××员工5000

情况2：预借少、报销多（企业补付差额）

例：员工预借5000元，实际报销5500元，补付现金500元

借：管理费用/销售费用---差旅费5500

贷：其他应收款---××员工5000

库存现金500

三、做账凭证是什么？

预借差旅费的记账凭证需以“其他应收款”为核心科目，同时附对应原始凭证，确保业务真实可查：

1.预借环节：

记账凭证需附“差旅费借款申请单”，申请单需注明借款员工姓名、出差事由、出差时间、借款金额，且经部门负责人、财务负责人签字审批，作为款项借出的依据。

（例：员工预借5000元时，记账凭证条目为“借：其他应收款5000；贷：银行存款5000”，附件为经审批的《差旅费借款申请单》）

2.报销环节：

记账凭证需附两类原始凭证：一是“差旅费报销单”（员工填写出差行程、费用明细，经审批通过）；二是费用票据（如机票、高铁票、住宿费发票、合规餐饮发票等，票据需符合税法规定的抵扣要求）。

预借差旅费计入的科目以及分录和做账凭证，之了君已经给大家整理罗列清楚了。如果说大家对于这方面的实操还不是很了解，想要提升自己的实操能力的话，建议大家可以选择直接到之了课堂来培训学习。