发票存根联要归档管理吗？发票归档装订方法是什么

发票存根联是发票的法定组成部分，作为开票方（收款方）留存备查的原始凭证，用于记录交易信息、内部核查及配合税务机关监督检查。那么，大家是否清楚，发票存根联要归档管理吗？发票归档装订方法是什么？接下来，之了君就给大家具体解答一下。

一、发票存根联要归档管理吗？

需要。

根据《中华人民共和国发票管理办法》（国务院令第749号）（现行最新版本）第二十九条规定，开具发票的单位和个人必须按照税务机关的规定妥善存放和保管发票，不得随意损毁。

已开具的发票存根联和发票登记簿，保存期限为五年（从开具发票的次年1月1日起算）；当前增值税专票、普票（折叠票/卷票）多取消存根联设计，这类发票需归档记账联，管理要求与存根联一致；保存期满后，需报经税务机关查验合格，方可按规定销毁。

此外，电子发票的归档保存期限也与纸质发票相同，且需保证电子文件的真实性、完整性，不能仅保存截图或打印件。

二、发票归档装订方法是什么？

之了君整理了一套实操性强的装订流程，大家可按步骤操作：

（一）分类整理

先按发票类型（如增值税专用发票、普通发票、机动车销售统一发票）或业务性质（如销售业务、费用报销）分类，无存根联的发票需将记账联单独归为一类，确保同类发票集中管理，后续查找更高效。

（二）审核与编号

1.逐张核对发票信息：检查发票金额、开具日期、购销双方纳税人识别号、发票专用章是否完整合规，避免归档无效票据；

2.分配唯一编号：建议按“年份-月份-发票类型-流水号”规则编号（如“2025-10-专票-001”），或直接用发票本身的“发票代码+发票号码”作为标识，方便后续追溯。

（三）装订流程

1.去除金属物：摘除发票内的订书钉、回形针等金属件，防止长期存放腐蚀纸张和装订线；

2.折叠附件：若发票附带清单、合同复印件等，需纵向或横向折叠至与记账凭证大小一致，注意避开装订线位置，避免折叠后关键信息被遮挡；

3.排序装订：按凭证汇总日期归集，将发票存根联（或记账联）附在对应记账凭证背面，再依次排列记账凭证、科目汇总表，每月装订一本；若企业发票数量少，也可按季度装订，但需在封面注明“×年×季度”；

4.封面标注：在凭证封面上填写完整信息，包括所属年份月份（或季度）、发票起止编号、保管人姓名，确保每本档案可清晰追溯。

（四）存储要求

1.纸质发票：存放在干燥、防火、防虫的带锁档案柜中，明确保管责任人，每季度检查一次档案柜防潮、防鼠情况；

2.电子发票：需保存XML格式的电子发票原件（可从开票系统直接导出），选择符合国家保密标准的云端存储平台（如企业自建云、合规第三方云服务），每月至少备份一次，备份介质建议异地存放，防止数据丢失。

综上所述，发票存根联（或记账联）的归档装订，是企业财务合规的重要环节，不仅能应对税务检查，也能为内部核算提供依据。大家在操作时若遇到细节问题，比如电子发票如何导出原始XML文件，或保存期满后如何申请税务查验，都可以到之了课堂进一步学习相关实操课程，提升处理能力。