电子发票要归档吗？电子发票报销入账归档怎么做

随着电子发票在企业日常报销中的广泛应用，不少人疑惑：电子发票要归档吗？答电子发票报销入账归档怎么做？下面，之了君就来和大家分享这一问题，帮助大家合规归档，规范处理。

一、电子发票要归档吗？

根据《会计档案管理办法》，电子发票需与纸质发票同等归档，未合规归档可能影响财务审计与税务核查。

二、电子发票报销入账归档怎么做？

（一）报销入账：先验真再录入

1.员工提交电子发票时，财务需通过 “国家税务总局全国增值税发票查验平台” 验证真伪，确认发票信息（发票代码、号码、金额等）无误；

2.将验证通过的电子发票（含 PDF 或 OFD 格式原件）上传至财务系统，同步录入报销金额、事由、关联业务等信息，生成报销凭证。

（二）归档准备：确保格式合规

1.归档文件需包含电子发票原件（不可篡改）、报销审批单、银行付款凭证等关联材料，统一存储为 PDF 或 OFD 格式；

2.对电子发票进行分类标注，按 “年份 - 月份 - 报销部门” 建立文件夹，便于后续检索。

（三）正式归档：选择合适方式

1.小型企业可使用财务软件自带的归档功能，将电子文件加密存储，定期备份至安全硬盘；

2.大中型企业建议采用专业电子档案管理系统，设置访问权限，确保归档文件防篡改、可追溯，同时符合《电子档案管理基本术语》等规范。

电子发票归档是财务合规的重要环节，从验真报销到分类归档，每一步都需严谨操作。若操作中遇到格式转换、系统适配等问题，及时规范处理才能规避风险。

综上所述，电子发票也需要归档。此外，电子发票管理还有不少细节值得关注，比如重复报销防控、OFD 格式文件打开方法等。若想系统掌握电子发票全流程管理技巧，可到之了课堂学习相关财务实操课程，提升业务处理能力。